Um Ihre Reisekosten steuerlich absetzen zu können, sind detaillierte Angaben zur Dienstreise
erforderlich. In unserem Formular zur Reisekostenabrechnung finden Sie alle dafür notwendigen Pflichtnennungen.
So ermöglichen wir Ihnen eine lückenlose Auflistung Ihrer Reisedaten. Da die grauen
Felder mit Formeln unterlegt sind, sparen Sie sich zugleich die Berechnung Ihrer monatlichen
Reisekosten. Zeitgleich zur Eingabe wird der relevante Betrag für Sie errechnet. Wir möchten
Ihnen nun die wesentlichsten Funktionen des Formulars kurz vorstellen:
Eine wichtige Information vorweg: Die Reisekostenabrechnung benutzt Makros. Diese müssen aktiviert sein,
damit die Berechnung richtig funktioniert. Die Art des Kilometergeldes wirkt sich auf
die gesamte Berechnung der KFZ-Reisekosten aus. Wählen Sie daher zwischen „amtlichen
Kilometergeld" oder „abweichenden Wert". Haben Sie mit Ihrem Arbeitgeber ein höheres
Kilometergeld als die amtlichen 42 Cent vereinbart, tragen Sie gleich darunter den ausgehandelten
Betrag ein. Bedenken Sie, dass die Differenz zu den 42 Cent versteuert werden muss. In
unserem Beispiel gehen wir vom amtlichen Kilometergeld aus.
Kommen wir nun zur Abrechnung. Um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, vergessen Sie nicht auf
die Angabe von Reiseziel und -zweck. Letzteres kann beispielsweise der von Ihnen besuchte
Kunde sein. Ebenso müssen die genauen Reisezeiten eingetragen werden. Als Beispielwert nehmen
wir nun eine Reise von 14:05 bis 18:10 Uhr an. Wie Sie sehen, wird sofort die Stundenanzahl
errechnet. Beim Taggeld können Sie nun zwischen Inland, Ausland und Beleg wählen. Letzteres
bedeutet eine Abrechnung über die vorgewiesenen Belege für Nächtigung und Verpflegung. Liegt
hier der Wert über dem maximalen Taggeld von 26,40 Euro für 24 Stunden, muss der übersteigende
Betrag versteuert werden. In unserem Beispiel gehen wir jedoch von einer
Inlandsreise mit einer Abrechnung über ein Taggeld aus. Bei Auslandsreisen gibt es für
jedes Land eigene Sätze, die auf schnellem Weg online gefunden werden können. Diese
können Sie dann selbst eintragen. Da die Reisedauer bei unserer Berechnung fünf
Stunden beträgt, wird elf Euro Taggeld errechnet. Liegt die Reisedauer unter drei Stunden, steht
Ihnen kein Taggeld zu. Haben Sie bei Ihrer Reise übernachtet, brauchen Sie hier lediglich
Inland auswählen. Das Nächtigungsgeld beträgt in unserem Fall 15 Euro.
Kam bei der Dienstreise beispielsweise Ihr Privat-Pkw oder ein Firmenauto, welches mehrere
Mitarbeiter nützen, zum Einsatz, tragen Sie hier den genauen Kilometerstand bei Ihrer
Abfahrt und Ankunft ein. Das Programm errechnet automatisch die gefahrenen Kilometer. In unserem
Beispiel sind es bei einem Abfahrtskilometerstand von 35.000 und einem Kilometerstand bei der
Ankunft von 35.500, 500 Kilometer Fahrtweg. Da wir oben das amtliche Kilometergeld als
Berechnungsgrundlage ausgewählt haben, ergibt das bei unserem Beispiel ein Kilometergeld
von 210 Euro. Wie Sie sehen können scheinen die einzelnen
Beträge auch sofort unten in den Ergebnisfeldern auf. Diese gliedern sich in Inlandsreisen,
Belegs-Abrechnungen und Auslandsreisen. Ebenso wird der Gesamtbetrag der Reisekosten mit
jeder Eingabe automatisch neu berechnet. In unserem Beispiel beträgt dieser nun 236 Euro.